Les documents qui circulent quotidiennement au gouvernement sont à la base de la responsabilisation, de la transparence et de la primauté du droit. La tenue efficace des documents permet au gouvernement de gérer ses activités courantes, d’offrir ses programmes et services, et de veiller à la responsabilisation, à la régie, à l’évaluation, aux audits, à l’accès à l’information, à la protection de la vie privée, à la sécurité et à la continuité de l’administration gouvernementale. Monsieur le juge Gomery a indiqué qu’il ne fait pas confiance à l’intégrité des documents officiels et que la loi devrait exiger « une tenue de documents obligatoire au gouvernement ».
Suite à cette déclaration, les rapports du Commissariat à l’information et du Vérificateur général ont souligné l’absence de certains documents, et de récents événements ont révélé des problèmes relatifs aux dossiers conservés dans les cabinets ministériels. D’autres ont mentionné l’apparition d’une « culture orale » au niveau de la haute direction. Pour que la tenue de documents soit efficace, elle doit être accomplie avec intégrité et être intégrée à la culture de toutes les personnes dont le salaire est assumé par le public.
Faire adopter et mettre en application une législation imposant une tenue de documents obligatoire pour l’ensemble des ministres, du personnel des cabinets ministériels et des employés de tous les ministères et organismes gouvernementaux, lesquels devront créer des documents pour conserver la trace de chaque mesure et décision prises et de chaque transaction réalisée, tenir à jour ces documents et les archiver. Définir des normes vérifiables relativement aux documents.